5 tips para escribir buenos e-mails y documentación corporativa

22 abril
Milena Stachniuk
5 tips para escribir buenos e-mails y documentación corporativa
La vida profesional en la industria de IT está asociada con un enorme número de e-mails y documentación corporativa. Algunos textos son agradables y llevaderos mientras que otros, son más cansadores de leer. Es complicado extraer la información más importante de ellos y muchas veces, sucede que hay que volver a leerlos para evitar perder el hilo. Entonces, ¿qué características debería tener un email o documento bien redactado?  Quisiera compartir algunos tips que te ayudarán a crear buenos textos y proveer información clave a tu audiencia de manera efectiva.

1. El estilo es importante. Tus textos se volverán un retrato para tus lectores. Cada e-mail/documento profesional debería tener no solo contenido valioso y un estilo bien pensado sino también, una estructura que no haga que los lectores sufran mientras lo leen. Para mejores resultados, recordá utilizar fuentes simples, tamaños medianos (este error necesita ser destacado: aunque no tengas mucho para escribir, ¡no rellenes el espacio con una letra tamaño 18!) Usar una fuente difícil de leer y una tipografía compleja (énfasis, itálica y negrita en exceso; diferentes tipos de viñetas, letra minúscula) ¡hará que consigas el efecto contrario! Para enfatizar ideas clave, es mejor utilizar viñetas simples como la de puntos, evitar el uso de muchos colores y diversidad visual. Agrega un diagrama o gráfico al contenido si tenes que presentar datos – en este caso, menos, es más. Muchas de las personas procesan mejor los datos visuales. Recordarán gráficos claros más que media página con descripciones confusas.

2. Conocé a tu audiencia. Otro aspecto importante es el tono del mensaje y la utilización de vocabulario apropiado. Cuando redactes un e-mail o documentación, siempre ten presente a tus destinatarios. ¿Quién va a leer tu texto? ¿clientes? ¿supervisores? ¿colegas? ¿equipo de desarrolladores? Si sabés que el destinatario es alguien conectado a tu negocio, pero no está familiarizado con la tecnología en cuestión, evita el uso excesivo de vocabulario técnico. De esta manera, evitarás que tus destinatarios pierdan el entusiasmo luego de las primeras oraciones. Vale la pena chequear que no haya demasiadas abreviaturas, polifonía y traducciones desafortunadas, palabras de jerga, abreviaturas de pensamiento y vocabulario coloquial en el texto.

3. Mantenelo simple.  Al escribir textos más largos, a menudo tendemos a abusar del lenguaje florido y las oraciones muy complejas.  No tiene sentido hacer eso. El destinatario se perderá dentro del contenido inmediatamente y el mensaje que querías transmitir, también se olvidará. Utilizá oraciones simples, minimizá la voz pasiva y mantené al máximo la información de la manera más corta posible. De esta manera, tus textos serán consistentes y específicos.

4. Escribí como un periodista. No a todo el mundo le gusta y sabe escribir para despertar el interés de sus lectores. A veces, escribir solo unas pocas oraciones es un desafío. Sin embargo, existen algunos trucos sencillos para que tus textos se vean profesionales. En mis textos, la estructura tradicional funciona mejor: introducción - cuerpo - conclusión. Suena simple, ¿verdad?

Escribí un índice breve, referencias a correspondencias previas o documentación al comienzo del texto. Incluso si hacés referencia a un archivo adjunto enviado en otro correo electrónico hace algún tiempo, simplemente incluilo una vez más en el correo electrónico actual para que el destinatario no se pierda en el contenido mientras busca el archivo necesario. Además, definí los objetivos de negocio para dirigir la atención del destinatario.

La regla de las 5W (quién, dónde, cuándo, por qué, qué (+ cómo)) también puede ser útil: es la forma más fácil de no perder información relevante, Ej. quién es el responsable, cuándo se llevará a cabo la acción / etapa / reunión, cómo se debe realizar, por qué se debe realizar y cómo comportarse. El resumen debe incluir los próximos pasos y metas claras para el futuro.

5. Siempre verificá (¡mejor si verificas dos veces!). Incluso las personas más organizadas pueden omitir detalles importantes o cometer un error. Entonces, antes de enviar un correo electrónico o un documento, leelo detenidamente y analizalo. Si el texto es muy importante, vale la pena buscar la ayuda de un colega: otro par de ojos puede ser muy útil. Recordá no incluir información no verificada y suposiciones que no se puedan cumplir. La comunicación clara y eficaz es la base de todo proyecto.

Obviamente, existen numerosas guías profesionales sobre la construcción de mensajes informativos y documentación transparente, pero antes de ahondar en los matices vale la pena recordar estos 5 consejos. Pueden ayudarte a estructurar tu correspondencia y ahorrar tiempo.