Cómo armar una (correcta) oficina en casa

Cómo armar una (correcta) oficina en casa
¿Cómo se debe preparar un lugar de trabajo? ¿Qué factores pueden afectar la productividad? ¿Una oficina en casa siempre requiere una inversión financiera significativa? ¿la puerta de la "oficina" hogareña debe estar cerrada todo el día?

Ekaterina Mikhaylova se graduó en la Universidad de Arquitectura de San Petersburgo y vive en Londres. Mientras trabajaba en la conocida oficina de AHMM, participó en el diseño del centro de desarrollo británico Google; luego dirigió sus propios proyectos, en particular, diseñó la sede de DataArt en UK. El año pasado, se lanzó en una nueva dirección: la creación de oficinas completas dentro de las casas y apartamentos.

Con motivo de las DataArt Wellbeing Weeks que estamos celebrando por estos días dentro de la compañía, le preguntamos, como profesional, a qué se le debe prestar más atención a la hora de realizar este tipo de proyectos.

Trabajo y Familia

El home office no implica únicamente un escritorio, una computadora y una silla cómoda en casa. Por supuesto, estos son elementos importantes y ya todos lo entendieron durante la pandemia; no hay nada que agregar aquí. Sin embargo, la productividad requiere además de un ambiente de trabajo propicio y su organización no debería afectar la comodidad de aquellos con quienes se comparte el espacio. Debo decir que la mayoría de los departamentos en las grandes ciudades son muy pequeños: una habitación de dos por dos no es algo excepcional. Por eso, empecemos aclarando algo: todo lo que vamos a hablar en este artículo, no aplica solo a grandes edificios y espacios amplios, aunque éstos sean mucho más fáciles de adaptar al trabajo lógicamente.

En mi caso particular, al comienzo de cada proyecto, siempre le pido al cliente que me muestre con el mayor detalle posible no solo el espacio de trabajo, sino también el resto de la casa, lo cual significa que la persona camina con una cámara durante mucho tiempo, incluso en un apartamento pequeño. Luego, busco entender quién, cuándo y cómo se utilizan las diferentes áreas: dónde almuerzan los niños, dónde hacen sus deberes, en dónde se hacen video llamadas, en qué sala y cuándo se practican actividades recreativas, etc. Cuanto más pequeño es el apartamento, más importante resulta este análisis preliminar. Por supuesto, cada uno de ustedes puede comenzar a preguntarse y evaluar estos aspectos en sus propios hogares; es de hecho bastante interesante.


Foto: @ soul.nata, DataArt, Wrocław

Es posible que descubran que, en algún momento del día, algunas habitaciones permanecen inactivas. Debe considerarse, entonces, si no es más conveniente planificar el día de trabajo en la cocina, tomar calls mientras se camina por el pasillo o leer documentación sentados en el sillón, en lugar de la mesa. Además, se pueden evaluar ciertos horarios en los que se puede incluso ceder el propio lugar de trabajo a alguien del hogar que lo necesite más o en los que sea mejor simplemente moverte de la silla habitual para evitar que el sol se refleje en el monitor.


El trabajo productivo a menudo requiere un escritorio; pero no siempre. Foto: Vasya Malinov,@DataArt, San Petersburgo

Todo el mundo quiere volver a casa y disfrutar de un entorno libre de estrés. Y la única forma de hacerlo, es si nada en él impide que todos los miembros de la familia realicen sus tareas diarias y completen sus listas (ya sean reales o imaginarias) de actividades. Es bueno que nadie se vea obligado a caminar de puntillas o sentarse en una habitación cerrada durante 8 horas mientras otra persona trabaja. Al mismo tiempo, todos tienen momentos que requieren de una mayor concentración. Si cada uno mira su propio horario con atención, lo más probable es que descubran que existen momentos del día particulares en los que necesitan estar más concentrados, y que estos momentos suelen repetirse todos los días.

Es posible aprender mucho sobre uno mismo cuando se comparan las rutinas de todos los miembros de la familia. Lo más probable es que esto ya pueda tener un efecto positivo en la productividad. Además, el uso compartido del espacio es un buen estímulo para un uso más eficiente del tiempo asignado a determinadas tareas, aunque ningún horario debe convertirse en un dogma: el equilibrio entre el trabajo y la vida personal se logra principalmente a través de la flexibilidad y la capacidad de adaptar los propios planes a las circunstancias.


A veces, el mejor lugar para trabajar es la cocina. Foto:@rozanovz, DataArt, Dnipro

Hágase la luz

Una iluminación monótona distrae la atención y, a nivel biológico, reduce la disposición general para una respuesta rápida. Probablemente todos tuvieron la oportunidad de notar esto en su propia experiencia, pero el impacto negativo en los humanos está confirmado por varias investigaciones científicas


Aunque existen muchas fotos hermosas en Instagram, muchos de esos espacios no son realmente adecuados para el trabajo. Foto: @dreamy_home_decor

¿Un espacio de trabajo productivo realmente se debe ver así? Yo creo que, en realidad, la situación de la foto es más adecuada para sentarse a ver una película. La habitación es acogedora, pero la luz amarilla no ayuda a concentrarse. En lugar de encender luces artificiales, incluso velas, sería mucho mejor abrir las cortinas. La regla número uno para organizar una oficina en casa es: nunca bloquear las ventanas.

Por la mañana, lo más natural para las personas es recibir tanta luz fría intensa como sea posible. Pero en mi opinión, los cambios producidos por las diferentes horas del día y el clima es mucho mejor que cualquier sistema de iluminación artificial, incluso el más afinado. Aunque esté amaneciendo, esté nublado, llueva o relampaguee, todo esto entrena la visión y transforma lo que se ve. Puede parecer extraño, pero estos microestímulos ayudan a mantener la concentración por más tiempo. Además, los cambios naturales del exterior, que se perciben a través de la ventana, permiten que el cuerpo asimile el paso del tiempo. Sin ningún tipo de esfuerzo consciente, estos cambios te impiden estar sentado en una misma posición por mucho tiempo, estimulan la actividad física y te hacen levantarte de vez en cuando para estirar los músculos del cuello y la espalda. Esto último es muy importante: la capacidad de generar nuevas ideas está directamente relacionada con el suministro de sangre al cerebro.

Si por algún motivo, uno se ve obligado a trabajar en una habitación sin ventanas, probablemente valga la pena pensar en un sistema de iluminación más ingenioso que una sola lámpara de mesa. En este caso, todo es más complicado y lo mejor sería que se pueda ajustar la intensidad y la temperatura de la luz. Pero esto tendrá que ser monitoreado o encontrar una manera de que se ajuste automáticamente de acuerdo a un ciclo diario determinado. Siendo honestos, todo esto seguirá siendo un reemplazo forzado de un simple trozo de cielo, incluso una pequeña ventana será mejor.


Foto de Instagram de Catherine Mikhailova

La falta de luz natural se puede compensar con salidas breves, pero regulares. Esto requiere una gran disciplina y la capacidad de adherirse estrictamente a un horario planificado, incluso en las cosas pequeñas.

Para aquellos afortunados cuyos con luz natural, cuyos rayos directos a veces interfieren en el monitor, presten atención al momento del día en que esto ocurre. Es poco probable que dure mucho tiempo; por eso, si se sabe exactamente cuándo sucederá, se puede aprovechar ese momento para moverse un poco. Observar la luz natural del lugar de trabajo es solo parte del análisis que mencionamos anteriormente. Si el sol golpea la ventana todo el tiempo, es posible que se deba mover un poco la mesa o cambiarla por otros muebles.

La calidad del aire

El aire viciado no solo es perjudicial para la salud a largo plazo, sino que también impide un trabajo productivo durante el día. Pero la calidad del aire no depende solo de la frecuencia de ventilación, sino que hay muchas investigaciones sobre el tema de la contaminación en los apartamentos (aquí, por ejemplo, se puede ver el discurso del profesor Dejan Mumovich, de la University College London - es necesario registrarse, pero es gratis y muy simple).

Las fuentes de contaminación del aire se dividen en externas e internas. Entre los principales factores externos, se encuentran el dióxido de nitrógeno y las partículas microscópicas que se forman durante la fricción de las piezas de los automóviles. En los internos, el principal problema son los materiales: alfombras que no son aptas para la casa porque acumulan polvo y aerosoles que luego ingresen a nuestros pulmones, así como micropartículas de fibras sintéticas. Por supuesto, los materiales artificiales son generalmente peores que los naturales, por lo que definitivamente será mejor reemplazarlos.

Otro material desagradable y, de hecho, peligroso: MDF. Si este prensado no está cubierto con un barniz confiable, es mejor no llevarlo a la casa. Por supuesto, la falla no se encuentra en las partículas de madera, sino en los productos químicos utilizados para unirla. Sin embargo, los barnices en sí pueden ser bastante agresivos, además, es muy difícil averiguar su composición exacta. También se pueden encontrar aditivos bastante impredecibles en la pintura de las paredes. Es por eso que, al momento de pintar la casa, hay que asegurarse de que las ventanas estén constantemente abiertas y todos los electrodomésticos que expulsan aire por sí mismos, apagados. Cabe destacar que los componentes que ayudan a que la pintura se seque más rápido, permanecen activos por mucho tiempo, creando una amenaza y simplemente impidiendo que se concentre adecuadamente.

Una persona necesita 30 metros cúbicos de aire fresco por hora. Habiendo dicho esto, no resulta tan difícil medir el contenido de dióxido de carbono en una habitación: se puede comprar un detector de dióxido de carbono o incluso fabricar uno casero. Si el aire de la habitación parece congestionado, no debe ignorarse: la sensación desagradable no desaparecerá hasta que se ventile el espacio. Si simplemente no se le presta atención, la emoción negativa que siente debido a la congestión definitivamente afectará el desempeño. Pero existen otros factores importantes y más serios, como los contaminantes del aire, que resultan difíciles de abordar porque no permiten ver en tiempo real que algo anda mal.


El aire exterior siempre es una buena opción. Foto:@argentinadataart, DataArt, Buenos Aires

Si se logra identificar la fuente de contaminación del aire, se puede:

  • eliminar;
  • limitar el contacto (por ejemplo, si se vive en una calle muy transitada, ventilando la habitación por la noche o temprano en la mañana cuando hay menos autos);
  • comprar un purificador de aire (esta medida es la menos efectiva de las tres, pero será adecuada como último recurso o ante casos extremos).

Buenos hábitos y minimización del estrés

Es poco probable que se logre eliminar por completo el estrés, pero el entorno sin dudas debe ser lo más cómodo posible. La organización del trabajo en casa requiere de un enfoque integral: no tiene sentido gastar tiempo y dinero en una iluminación perfecta sin preocuparse por el aire fresco. Pero sí se puede ir acomodando todo por etapas.


Foto: @mojibuubuu, DataArt, Lublin

Es importante recordar que nada mejora la vida más que los buenos hábitos: el ejercicio ligero, los cambios de postura, los desplazamientos por la casa durante el día, las caminatas cortas al aire libre y los cambios programados entre tareas son una parte tan importante de la organización del trabajo como la compra de una buena silla. Finalmente, un ambiente libre de estrés puede crearse en casa solo mediante el esfuerzo conjunto de todos aquellos que comparten el hogar. Es importante cuidar la productividad y eficiencia, sí, pero también es importante no restringir los derechos de los familiares.