Esto también pasará… pero los webinar van a permanecer

24 junio
Elena Shibayeva, PR Manager
Esto también pasará… pero los webinar van a permanecer
Las videoconferencias ya tenían una enorme implicancia en nuestra rutina laboral incluso antes del aislamiento, pero ahora han terminado por reemplazar completamente a las reuniones presenciales. 

En los últimos tres meses, en DataArt organizamos más de 50 eventos en línea disponibles no solo para nuestros especialistas, sino también para todos los interesados ​​(y eso sin contar las iniciativas locales de cada una de nuestras 20 oficinas alrededor del mundo). Con un feedback en el que más del 90% de los asistentes nos indicaron que volverían a participar y que también lo recomendarían a sus amigos, en este artículo vamos a compartir nuestra experiencia realizando seminarios online, las dificultades que encontramos y cómo remediarlas. 

Si hacemos una búsqueda rápida en Internet, es posible que encontremos unas 30 actividades de este tipo por día. Es fácil de explicar: en este momento, prácticamente estamos condenados a quedarnos sentados en casa. Claro que esto dejará de ser así en un tiempo y habrá quienes digan que la moda de los webinars terminará y que los especialistas -ansiosos por establecer contactos- acudirán rápidamente a las conferencias tradicionales. Pero la realidad es que permanecerán con nosotros por más tiempo: son cómodos, eficientes y, lo más importante, ya se han convertido en parte de la vida cotidiana.

¿Qué cambió y hacia dónde nos dirigimos?

La mayoría de los profesionales se han adaptado perfectamente a los formatos en línea: encontraron en este tiempo herramientas que le resultan muy convenientes, y se conectan seguido para conocer más sobre algún tema y debatirlo con colegas. Así, el futuro estará marcado por una convivencia armoniosa entre los eventos presenciales y en línea, que competirán de igual a igual. Esto significa que el formato de las actividades dejará de tener influencia a la hora de decidir si participar o no, aunque para los organizadores será más difícil ya que el público será más selectivo sobre a qué conferencias y reuniones asistir.

Respecto a los webinar puntualmente, si hace un mes la audiencia pudo perdonar pequeños percances técnicos, ahora el nivel de tolerancia ante tales problemas disminuye cada vez más. Las personas ya no están fascinadas por el hecho de que hayan podido adaptar su formato rápidamente, sino que más bien están cansados ​​de la infinita oferta de transmisiones y esperan nada menos que la excelencia.

El éxito estará determinado por tres factores:

  • Concepto y contenido;
  • Preparación del speaker y calidad de la transmisión;
  • Experiencia del usuario antes, durante y después del evento.

Cómo ayudar a los speakers

En esta transición masiva hacia el mundo online, notamos que no todos los oradores se sienten cómodos cuando no tienen un contacto directo con la audiencia: la reacción inmediata del público es muy importante para ellos y su ausencia se traduce en una disminución de la calidad de sus presentaciones. Además, observamos que deben existir dos instancias previas a cada evento: por un lado, la preparación del speaker y por el otro, la verificación técnica para la transmisión.

Si bien los oradores son los responsables del contenido y la presentación, el papel de la empresa es cuidarlos y que tengan una buena experiencia. En DataArt realizamos tantas conferencias en línea que podemos decir con total confianza que la mayoría de los speakers se enfrentan a los mismos problemas. Es por eso que, basándonos en la experiencia, creamos una guía para que nuestros especialistas logren dominar todas las etapas de preparación y realizar una buena presentación para un evento online.

Antes de cada webinar, le enviamos al orador un documento que explica cómo verificar la velocidad de conexión, qué hacer si ésta se interrumpe, cómo armar su marco y qué no debería haber en él, cómo colocar la computadora para que el video tenga la altura correcta y por qué es tan importante cumplir con la regla “una diapositiva - un pensamiento”.

En suma, ponemos el foco en los siguientes puntos:

  • Entrenamiento técnico
  • Cómo preparar una presentación y cuáles son los gestos apropiados
  • Cómo lidiar con la ansiedad y el estrés
  • Cómo y por qué se debe practicar la presentación
  • Qué verificar antes del evento
  • Qué sucede durante el webinar y cómo finalizarlo apropiadamente
  • Qué elementos interactivos se pueden incluir en la presentación

Revisemos brevemente cada punto, aunque antes vale la pena aclarar que no existen instrucciones universales y que éstas pueden personalizarse según las necesidades particulares que se tengan. Lo que es seguro, es que es más fácil trabajar en la adaptación de estos aspectos básicos que hacerlos desde cero.

Entrenamiento técnico

  1. Internet. Lo primero debe ser verificar la velocidad de conexión (por ejemplo, aquí). Si es superior a 40 mb/s (carga y descarga) no habrá inconvenientes, es suficiente. De todas formas, siempre es recomendable preparar un backup de conexión por si acaso, por ejemplo, una red móvil. Hay que considerar que la conexión LAN por cable es más estable que por wifi y que, durante la transmisión, no deberían realizarse cargas adicionales. Si el evento se ve interrumpido como resultado de una disminución de la velocidad, no hay que desesperarse: simplemente se debe avisar sobre ella en el chat de emergencia (los oradores siempre deben contar con dicho chat para estar conectado con soporte técnico, por si llegara a necesitar asistencia).
  2. Sonido. Es recomendable usar auriculares con micrófono (o bien con un micrófono separado). De todas formas, nuestra experiencia ha demostrado que vale la pena probar previamente qué opción es la mejor: a veces, el micrófono de la computadora portátil es mejor que el integrado en los auriculares.
  3. Cuadro. La cámara debe estar a la altura de los ojos y el fondo debe verificarse cuidadosamente: una pared de color neutral siempre funcionará mejor. Además, es importante contar con una iluminación adecuada: si el webinar es de noche, siempre se deberá tener una buena luz artificial; si es de día, se deben evitar a toda costa las ventanas detrás de uno.

Durante las pruebas técnicas, se deberá determinar también la distancia correcta entre el orador y la cámara. Es importante que su cara no se vea cortada, ni demasiado pequeña. Por último, bajo ninguna circunstancia se debe tocar o mover la computadora portátil durante la transmisión.

Preparar la presentación y trabajar los gestos

  1. Audiencia. La gente se cansa rápidamente: en promedio, puede mantener la concentración por no más de 45 minutos, más una sección final de preguntas y respuestas. Sin una interacción mínima, los espectadores se distraen y dejan de escuchar. Es por eso que bloques temáticos claramente definidos y la inclusión de elementos interactivos entre ellos prácticamente garantizan el éxito. Si el orador no logra llamar la atención de la audiencia dentro de los primeros 5 minutos, la gente simplemente dejará el webinar.
  2. Presentación. Nada cambia aquí respecto a los eventos presenciales: una diapositiva = un pensamiento. Solo hay que tener en cuenta que una cuarta parte de la audiencia suele participar desde sus dispositivos móviles, por lo que la fuente de la presentación debe ser un poco más grande de lo habitual y el texto debe contrastar con el fondo sin ser demasiado brillante
  3. Gesticulación. Durante la exposición, se debe evitar caminar y golpear la mesa. Así mismo, la gestualidad debe considerar el ancho del marco y la posición del micrófono. La voz será la herramienta principal.
  4. Indumentaria. El sentido común es el mejor estilista. Simplemente sugerimos evitar la ropa de entre casa y considerar que los estampados estridentes y las rayas no se ven del todo bien en cámara.

Lidiar con la ansiedad y el estrés

Este es probablemente el aspecto más difícil y no existe una solución única. Cada speaker debe lidiar con su propio temperamento y tolerancia al estrés. Lo que podemos recomendar es, antes del webinar, realizar alguna actividad para estirar los músculos, escuchar música y hacer ejercicios para movilizar las articulaciones, incluida la lingüística. A algunos incluso les sirve recitar poesía.

Cualquier persona que ayude a los oradores a prepararse, deberá mostrarle la lista de opciones disponibles que tienen para relajarse. A medida que vaya acumulando experiencia, el speaker sabrá qué funciona mejor para él. Finalmente, mantener la calma y una actitud positiva son clave: mucho dependerá del propio estado de ánimo.

Practicar

Hay personas que no aceptarán hacer una prueba, ni siquiera una técnica, y si bien es difícil lidiar con esta actitud, vale la pena tratar de educar en por qué ciertos pasos son necesarios. Se debe insistir en verificar la velocidad de Internet, el sonido, el fondo, incluso vale la pena ayudar a los hablantes a crear un conjunto de oraciones que puedan utilizar, seguido de un espacio para respirar y comenzar a transmitir. Tal ritual dará una sensación de control, lo que se traduce en un comienzo perfecto.

Las pruebas técnicas también son extremadamente importantes porque es allí donde queda claro si está todo listo para la presentación o no. A veces, desde el principio, todo colapsa: al speaker se le cae la conexión, el café se derrama sobre los auriculares, la presentación se cuelga repentinamente al cambiar las diapositivas o las imágenes no se muestran correctamente. Ninguno de estos casos es ficticio e incluso algunos fueron repetidos por varias personas diferentes. A veces es mejor cambiar la fecha del webinar antes que tener que cancelarlo una vez que ha comenzado.

Antes del webinar

Todo lo que pasa durante la prueba, puede pasar también en el webinar. Es por eso que será más fácil para el speaker tener una lista de los temas más importantes que debe tener en cuenta. Asimismo, habrá que recordarle varias veces que apague las ventanas emergentes de mensajería instantánea, no hay nada más vergonzoso que los mensajes aleatorios que aparecen debajo de la presentación.

Durante el webinar

Cada speaker debe tener un esquema claro del evento. Y lo más importante, debe saber exactamente cómo comenzar y terminar la transmisión. Para eso, puede servirle tener por escrito algunas frases para estos dos momentos. Tal vez no las aprenda de memoria, pero después de leerlas varias veces, podrá expresar el mensaje con sus propias palabras.

En vez de conclusiones…

Repetiré una vez más que todos los puntos que hemos mencionado son simplemente una base que cada persona podrá usar para crear sus propias instrucciones, teniendo en cuenta sus necesidades individuales y la cultura de la organización que representan. En cualquier caso, vale la pena recordar que las relaciones interpersonales son lo más importante y que hablar en público está inseparablemente conectado con el estrés: quien ayude a los speakers a prepararse deberá apoyarlos emocionalmente en la mayor medida posible.

¿Se acabarán los eventos online una vez que finalice la cuarentena? No lo creo y sin duda habrá más de ellos que antes: son más baratos de organizar que los tradicionales y prácticamente no presentan restricciones. Solo se necesita un recurso: oradores que tengan algo interesante que decir. ¿Vale la pena invertir en ayudarlos para que se sientan más seguros durante las presentaciones en línea? Definitivamente sí. Sin lugar a dudas, será una inversión a largo plazo.