Tips de Excel para trabajar mejor (¡y ganar tiempo!)

30 junio
Franco Pirovano, developer en DataArt
Tips de Excel para trabajar mejor (¡y ganar tiempo!)
A lo largo de nuestra vida profesional, vamos a toparnos indefectiblemente con la famosa (o infame) hoja de cálculo creada por Microsoft, la cual tiene una increíble utilidad para todo tipo de gestiones, reportes y operaciones. Excel es una herramienta que se utiliza en todos los sectores empresariales, ya sea para crear fórmulas, guardar datos o procesar cantidades importantes de información (aunque por tu propia paz mental, espero que no).

En este artículo, voy a dar algunos consejos que te ayudarán a utilizar mejor el Excel, aumentar tu productividad y ahorrar un valioso tiempo que vas a poder dedicarle a otra tarea (como por ejemplo ¡a prepararte un buen café!).

1. Su peor enemigo

Antes que nada, vamos a tomarnos un momento para hablar de algo que se debería evitar a toda costa a la hora de utilizar esta herramienta, si es que queremos llevarnos bien con ella: el uso excesivo del mouse. Seguramente estén pensando: “¿Qué? ¿Quién puede estar en contra del mouse, si es totalmente útil porque me permite moverme entre todos los iconos y seleccionar a mi antojo?”

¡ERROR! EL MOUSE ES TODO LO QUE ESTA MAL EN ESTA VIDA.

El tiempo que se tarda en mover las manos para agarrarlo, moverlo, clickear, luego escribir en el teclado y finalmente volver a repetir las acciones ya mencionadas para realizar una única acción, no son más que valiosos segundos que se pierden, algo que podría evitarse.

2. Shortcuts y uso del teclado

Luego de deshacernos del mouse, llega lo que nos va a cambiar la vida: los shortcuts. Para Excel, existen miles de ellos, eso si no le sumamos los propios que podemos hacer con macros. Veamos algunos que, en lo personal, me parecen los más útiles:

  • Ir rápidamente hasta el final de una fila o columna, o movernos hasta la siguiente fila o columna con valor à (CTRL + flecha).
    Si queremos además seleccionar el recorrido mantenemos presionada la tecla SHIFT.
  • Seleccionar toda una columna à (CTRL + barra espaciadora),
    o una fila à (SHIFT + barra espaciadora).
    Si realizamos los dos movimientos se selecciona toda la hoja
  • Cuando hayamos seleccionado una fila o columna podremos borrarla à (CTRL -)
    o agregar una nueva à (CTRL +)
  • Crear nueva hoja à (SHIFT + F11).
  • Movimiento entre hojas:
    Izquierda à(CTRL + RePag)
    Derecha à (CTRL + AvPag)
  • Pegado especial à (CTRL + ALT + V).
    Muy útil cuando queremos deshacernos de las fórmulas y tener como valor el resultado.

Ahora supongamos que quieren estirar una formula hasta el final de la tabla con datos, de la forma más eficiente. Van a hacer esto:

img

1. Copiar la celda en la que tienen la formula (CTRL + C).

2. Movernos un espacio hacia la izquierda o derecha dependiendo de donde están el resto de los valores de la tabla.

3. Bajar hasta el final de la tabla (CTRL + Flecha para abajo).

4. Movernos nuevamente a la columna donde queremos estirar la formula.

5. Seleccionar de donde estamos hasta arriba de todo (CTRL + SHIFT + Flecha para arriba), lo que seleccionará todas las celdas donde queremos tener la formula y finalmente apretar ENTER.

Podría seguir describiendo shortcuts, pero este artículo sería interminable. Por eso, los invito a apretar la tecla ALT cuando estén en la hoja de cálculo e ir probando combinaciones, para encontrar aquellas que les resulten más beneficiosas.

3. El pesado

¿Alguna vez se enfrentaron a un Excel que, al abrirlo, tienen que reiniciar la computadora y rezar que no haya ninguna actualización de Windows que los siga retrasando? Evitar que nuestro documento crezca exponencialmente en tamaño o se vuelva increíblemente lento es una tarea difícil, pero existen algunas acciones simples que se pueden considerar para evitar la explosión de nuestro procesador:

  • Utilizar la extensión .xlsb. Es un pequeño cambio que puede ahorrarnos varios MB de espacio, además de abrirse y manejarse a mucha más velocidad que un archivo de Excel común.
  • Pegar como valor las fórmulas que no son necesarias. Utilizando (CTRL + C) para copiar y (CTRL + ALT + V, seleccionar la opción valor) para pegar, el Excel no tendrá que cargar la fórmula cada vez que se abra o cuando se realice algún cambio.
  • Eliminar hojas que estén de más. Ya sea cuando creamos el Excel o a la mitad del camino, las hojas en blanco ocupan lugar innecesario.
  • Reducir múltiples formatos de celdas en una misma hoja. Si tenemos un archivo con muchos datos, conviene unificar la fuente de todas las celdas y reducir al máximo los estilos (bordes, color de fondo, etc).
  • Eliminar filas o columnas que hayan tenido valores que ya no están presentes.

4. Macros y Automatizaciones

Por último, nos adentramos en el mundo de macros para Excel o VBA (Visual Basic for Applications), que son útiles tanto para realizar acciones simples como crear fórmulas y copiar valores de un archivo Excel a otro, como para bajar datos de un servidor y pegarlos en nuestra hoja.

Las macros de Excel tienen una gran variedad de usos, pero hay que tener en cuenta que, si se quieren realizar tareas complejas, es necesario tener conocimientos en programación. Por suerte, para quienes no están familiarizados con este tema, Excel les permite grabar los pasos utilizando el botón “Grabar macro”; una vez terminado el trabajo se vuelve a pulsar el botón, lo que generará un código con las acciones que hayan realizado.

Las macros son realmente útiles si la labor es repetitiva y se realiza diariamente. Es importante agregar que, al correr la macro, lo mejor es desactivar varias funciones de Excel para que no retrasen el proceso.

Algunos comandos a tener en cuenta son:

  • Application.EnableEvents: desactiva eventos múltiples.
  • Application.DisplayStatusBar: desactiva la barra de status.
  • Application.ScreenUpdating: congela la pantalla del Excel, desactivando su actualización.

Espero que estos tips les hayan sido de utilidad, y logren agilizar el uso de esta poderosa herramienta.